Complice lo scoppio della pandemia, si sono diffuse tantissimo le call che anche dopo il lockdown sono all’ordine del giorno. Le call sono una soluzione utilissima, poiché consentono di connettere contemporaneamente persone distanti anche centinaia di chilometri, ma forse se ne sta abusando un po’ troppo? Evidentemente sì anche perché non sempre sono utili e diventano complicate da gestire soprattutto se fatte da casa, dove ci sono decine di distrazioni. E allora come risparmiare tempo al lavoro?
Poiché sono sempre di più le donne che se lo chiedono, costrette a barcamenarsi tra impegni lavorativi e familiari, abbiamo realizzato questa guida per ottimizzare il tempo a disposizione ed essere più produttive e meno stressate.
Come risparmiare tempo al lavoro: un po’ di numeri
Non solo call, anche le email rischiano di far perdere tempo prezioso che potrebbe essere impiegato diversamente. Questo succede perché alcune call durano pochi minuti e non si arriva ad una decisione condivisa, quindi ne sono necessarie altre nel corso del mese. Anche le email non sempre sono così prioritarie, senza dimenticare il tempo perso a cancellare lo spam.
Un’indagine condotta da Microsoft ha evidenziato che un lavoratore perde 8,8 ore a settimana solo a leggere o scrivere un’email, e altre 7,5 ore a partecipare a riunioni o call.
Inoltre si passa il 57% del tempo ad usare software per comunicare tra chat, riunioni ed email. Un’altra parte del tempo rimanente viene dedicata alla creazione di fogli di calcolo o alla pianificazione delle attività successive.
Ne risulta che resta a disposizione un tempo esiguo per sviluppare le proprie idee e dedicarsi a quel lavoro che può essere definito creativo e di sviluppo, che poi alla fine è quello più importante per l’azienda.
Imparare ad organizzare il proprio tempo sul lavoro aiuta dunque non solo ad essere più produttive, ma anche ad essere meno stressate la sera e quindi ripartire il giorno dopo con una rinnovata energia fisica e mentale.
Consigli utili per una corretta organizzazione del tempo al lavoro
Abbiamo raccolto una serie di consigli e di suggerimenti utili da mettere in pratica, qualunque sia il tuo tipo di lavoro, per recuperare tempo prezioso da dedicare a te stessa e alla tua famiglia e sentirti anche più gratificata.
Dai una scala di priorità ai tuoi impegni
La prima cosa da fare è fare un elenco di tutti i tuoi impegni quotidiani, per poi definire una scala di priorità. Le attività più urgenti e complesse vanno svolte di buon mattino, quando hai una carica maggiore e anche più tempo a disposizione. Sarebbe un errore rimandare le attività più gravose e impegnative, poiché hai meno tempo e meno energie a disposizione, e di conseguenza il suo stress salirà alle stelle.
Inoltre se dovesse subentrare qualche imprevisto hai tutto il tempo per rimediare. Rimanda nel pomeriggio le attività meno impegnative o urgenti e, se proprio non riesci a farle, puoi sempre completare le task il giorno dopo.
L’arte di delegare
In alcuni ambienti lavorativi delegare non è solo una necessità, ma è un’arte. É una necessità poiché, nelle aziende di grandi dimensioni, non puoi gestire un flusso enorme di attività da sola e devi necessariamente distribuire i compiti tra colleghi e dipendenti.
É anche un’arte poiché devi essere brava ad attribuire i vari compiti a quelle persone che sono più tagliate e predisposte per quel tipo di lavoro. Oltre a ridurre lo stress e recuperare tempo per te, renderai partecipi e più motivati i tuoi dipendenti.
Svolgi le attività simili nello stesso periodo
Non è una buona idea svolgere nel corso della giornata varie attività che rischiano di mandarti ancora più in confusione. Devi fare delle telefonate importanti? Allora concentrale tutte in un periodo della giornata. Lo stesso discorso vale per l’invio delle email o per la preparazione delle fatture.
In questo modo il tuo cervello si concentrerà di volta in volta su un’unica attività da fare, senza disperdere energie e senza il rischio di dimenticare qualcosa tra i vari impegni.
Prepara la tua giornata per tempo
Come dice il proverbio “chi ha tempo non aspetti tempo”! Non ridurti a fare le cose la sera tardi o, peggio ancora, la mattina presto. Preparati il giorno prima gli abiti da indossare o il pranzo da portare in ufficio. Se hai dei figli responsabilizzali e insegna loro a prepararsi la cartella, vestirsi e lavarsi da soli.
Dai valore al tuo tempo
Ecco l’ultimo consiglio per capire come risparmiare tempo al lavoro: dagli valore. Che significa? Che non devi regalare il tuo tempo. Non devi necessariamente arrivare mezz’ora prima al lavoro, né tanto meno devi restare in ufficio molto tempo dopo la fine del tuo turno per finire un’attività, soprattutto se non è retribuita.
Impara a dire no alle call soprattutto se le ritieni superflue e inutili, non devi essere sempre disponibile, anche perché potresti impiegare quel tempo in modo molto più produttivo.
Infine non distrarti con social e app di messagistica istantanea, ma piuttosto dedica del tempo di qualità a te stessa per fare quello che ti piace, al tuo partner e alla tua famiglia.
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