Le mail in un’azienda sono all’ordine del giorno, si inviano e si ricevono in grandi quantità. Quello che spesso viene sottovalutato quando si scrive un’email di lavoro è il bon ton. Le regole di galateo aziendale sono fondamentali anche in un semplice messaggio e non vanno mai trascurate.
Vediamo quindi quali sono per non fare errori grossolani che possono andare a gravare sulla reputazione aziendale o personale con il rischio di far fallire un’affare o un’assunzione. Le mail fanno parte della vita quotidiana sia sul lato personale che lavorativo.
Tanto che oramai si utilizza quasi automaticamente e spesso senza fare molta attenzione alle parole e all’impostazione che si utilizza. Questi dettagli sono molto importanti in particolar modo se si deve comunicare con superiori, colleghi, collaboratori esterni o clienti.
Bisogna sapere che per la stesura di un’email esiste un galateo da seguire con termini tecnici e modalità di scrittura ben precisi. Si tratta di netiquette, ovvero l’insieme delle regole che devono essere applicate alla scrittura di un messaggio di posta elettronica. Iniziamo a vedere come impostare la mail in ogni sua parte in modo ordinato e seguendo determinate regole.
Oggetto
L’oggetto è la parte della mail che introduce il discorso e racchiude l’argomento in poche parole. È fondamentale seguire la netiquette che dice di scrivere un messaggio ridotto in cui si danno le indicazioni principali.
Il consiglio è di scrivere singoli termini o frasi semplici, si possono inserire anche domande in alcuni casi che già fanno capire l’argomento di cui si andrà a parlare nella mail.
Introduzione
Bisogna inoltre ricordare che chi riceve la mail, specialmente a lavoro, riceve una certa quantità di posta elettronica e non ha tempo da perdere leggendo messaggi ripetitivi. Meglio definire già dalle prime righe l’argomento per poi approfondire nello scritto successivo se necessario.
Questo sistema si chiama a piramide inversa, ovvero si inizia dando subito la risposta o spiegando in breve ciò di cui si deve parlare, in modo chiaro e sintetico. In caso non fosse sufficiente, proseguire con i dettagli ampliati ma sempre in modo organizzato e chiaro.
Testo
È essenziale tenere in considerazione la persona a cui si sta scrivendo. In caso si debba comunicare con un superiore, ad esempio, non si dovrà scrivere in modo confidenziale ma utilizzare termini formali o burocratici a seconda dell’argomento che si sta trattando. Si utilizza la terza persona singolare cercando di evitare però, una terminologia eccessivamente tecnica.
Lo scritto deve essere lineare e con frasi di breve lunghezza in modo da essere più facilmente leggibili anche da cellulare. Questo dettagli è uno dei segreti che non si devono mai dimenticare sia che ci si debba rivolgere a un dirigente che si stia scrivendo un messaggio personale ad amici. Facilitare sempre la lettura anche suddividendo in paragrafi di due o tre righe se si tratta di un messaggio molto lungo.
Se invece si sta tratta di uno scambio diretto con un collega di lavoro oppure con una persona con cui si ha una certa confidenza si può usare la seconda persona singolare, ovvero il tu. Anche in questo caso però, non si deve dimenticare di non cadere in un linguaggio eccessivamente confidenziale e colloquiale. È importante evitare battute di spirito e ogni riferimento extra non pertinente all’argomento trattato nella mail.
Bisogna inoltre ricordare che chi riceve la mail, specialmente a lavoro, riceve una certa quantità di posta elettronica e non ha tempo da perdere leggendo messaggi ripetitivi. Meglio definire già dalle prime righe l’argomento per poi approfondire nello scritto successivo se necessario.
Questo sistema si chiama a piramide inversa, ovvero si inizia dando subito la risposta o spiegando in breve ciò di cui si deve parlare, in modo chiaro e sintetico. In caso non fosse sufficiente, proseguire con i dettagli ampliati ma sempre in modo organizzato e chiaro.
Carattere
Le dimensioni del carattere utilizzato è minuscolo per la maggior parte del testo. Bisogna ricordare sempre che i caratteri maiuscoli corrispondono a urlare in rete e risulta fastidioso come una persona che ti parla a voce alta o in modo prepotente.
L’utilizzo di acronimi è ben accetto ma solo se già esistenti e non inventati al momento mentre gli smile o emoticon si possono utilizzare con moderazione. Le faccine e i simboli sono autorizzate solo se non si tratta di una mail prettamente professionale anche se dipende sempre dal contesto e dall’argomento trattato.
Saluti finali
La chiusura della mail è importante tanto quanto l’introduzione e il testo stesso. Il congedo dall’interlocutore rispecchia la propria educazione e può variare a seconda del rapporto in essere con il destinatario della mail.
I saluti come buona giornata, cordiali saluti, cordialità, un saluto sono adatti anche alle mail più formali. Meglio non essere troppo burocratici ma attenersi ad un tono adeguato.
