Riunioni, meeting, équipe di lavoro… cambia il nome ma non la sostanza. Periodicamente, per le mansioni che svolgi e per le responsabilità che hai, sei in gruppo con colleghi, consulenti esterni, dirigenti?
Dovete prendere delle decisioni collegiali, scambiarvi pareri, confrontarvi sui risultati, pianificare e programmare il futuro aziendale. Qualunque sia il tuo lavoro, voglio offrirti dei consigli e dei preziosi suggerimenti per il gruppo di lavoro, perchè tu lo possa affrontare non come un obbligo ma come un’opportunità per migliorare le tue prestazioni e raggiungere più efficacemente insieme con gli altri, gli obiettivi aziendali.
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Cosa fare e non fare prima della riunione di lavoro
Dalla convocazione alla data della riunione vera e propria trascorre qualche giorno? Ecco come prepararti al meglio:
- informati bene su luogo e orario. Bisogna essere puntuali per rispetto degli altri partecipanti e per evitare che la riunione si prolunghi eccessivamente;
- informati sull’oggetto della riunione: conoscere almeno a grandi linee a cosa si va incontro, può portare a prendere decisioni più chiare e condivise. Viceversa non sapere bene quale sarà l’oggetto della riunione è spesso fonte di ansia e porterà a prendere decisioni con più fatica;
- informati su chi sarà presente alla riunione. Evita di creare in modo seppur informale alleanze, sottogruppi, aggregazioni intorno a un collega o contro un rivale.
Come comportarsi durante la riunione
- Ascolta gli altri se vuoi essere ascoltata. Non aggredire il collega che sta parlando e non togliergli la parola prima che abbia finito;
- Non denigrare ma valorizza il lavoro altrui. Incoraggia gli altri a far conoscere quello che hanno fatto o che vorranno fare;
- Esponi in modo chiaro le tue idee e perchè il tuo intervento sia produttivo, evita discorsi frammentati, lunghi, troppo articolati e non veritieri;
- Evita accuratamente che la riunione sia l’occasione per far riaffiorare vecchi rancori e risentimenti con i colleghi, competizioni, conflittualità. Un gruppo non è l’occasione per mettersi in mostra ma per condividere con gli altri progetti, idee, obiettivi e programmi;
- Metti in discussione il tuo operato. Inevitabilmente potrebbero pioverti addosso delle critiche. Ascolta cosa gli altri hanno da dirti e fanne tesoro per migliorare in futuro.
Sei tu a condurre il gruppo di lavoro? Ecco come ottenere il meglio da tutti
Sei stata nominata dai tuoi dirigenti a capo del team di lavoro? Dovresti essere orgogliosa dell’incarico assegnato che dimostra grande fiducia nelle tue competenze e capacità di assumere responsabilità.
Ma attenzione a tutti questi aspetti che dovresti tenere in considerazione, affinchè tu possa essere considerata una vera leader e come tale riconosciuta dai tuoi colleghi:
- crea un ambiente favorevole e positivo. Anche se si tratta di un periodo faticoso e stressante, devi mantenere l’equilibrio giusto per prendere delle decisioni, predisponendoti insieme agli altri al cambiamento;
- fai in modo che si sentano tutti a loro agio, rispetta le competenze di tutti e affida dei compiti a tutti. Delegare è sinonimo di crescita, viceversa accentrare significa mostrare di avere poca fiducia nell’operato altrui.
Voglio concludere queste riflessioni sulla leadership, ricordandoti cosa disse Paul Anderson, ex Amministratore delegato di BHP-Billiton:
“Che cos’è un leader? Per me il concetto di leadership è estremamente chiaro. Un leader è un servitore dell’organizzazione. Semplice”
