Come migliorare la collaborazione tra colleghi online ed offline? Diverse aziende si pongono questa domanda, soprattutto in seguito alle nuove strutture lavorative che si stanno creando. Lo smart working, in periodo di post-pandemia, è diventato sempre più diffuso tra molte attività.
Con la riapertura di uffici e negozi si sono venuti a creare due canali di lavoro: online ed offline. Alcuni dipendenti lavorano nelle sedi fisiche, mentre altri operano quasi esclusivamente online.
Una situazione che può creare vantaggi in termini di fluidità del lavoro, ma solo se vengono adottate determinate “best practices”. Buona comunicazione e fiducia reciproca sono i pilastri su cui creare un’ottima collaborazione tra colleghi.
Come migliorare la collaborazione tra colleghi che operano a distanza? Le nuove dinamiche
Affinché due team che lavorano su canali diversi siano in perfetta sintonia, bisogna analizzare il concetto di change management. Un termine che indica tutte quelle attività intraprese per aiutare le persone a comprendere meglio i cambiamenti in un ufficio, che vanno ad alterare e modificare le abitudini dei dipendenti.
Le persone sono sempre un po’ spaventate dai cambiamenti, poiché impongono uno spostamento dalla loro “comfort zone”. Il change management aiuta a capire che i cambiamenti non solo sono necessari, ma anche benefici per tutti i dipendenti.
I team che operano online hanno un approccio del tutto diverso da quelli che lavorano offline. Entrambe le modalità di lavoro hanno pregi e difetti, l’importante è trovare il giusto compromesso. Di seguito una serie di pratiche estremamente utili per ottimizzare il rapporto tra team online ed offline.
Ascolto = fiducia
Il concetto di ascolto viene spesso ignorato ed in alcuni casi travisato. Ascoltare non significa solo sentire una persona, ma comprendere esattamente cosa sta dicendo.
Soprattutto online e nel corso di riunioni con molti partecipanti, è importante far finire il discorso ad una persona e non parlarle sopra. Così facendo l’interlocutore non riuscirebbe ad essere chiaro, inoltre si tratta di una pratica piuttosto maleducata.
Bisogna quindi dare lo stesso tempo e la stessa importanza a tutti, sia quelli presenti fisicamente che online. In questo modo tutti si sentono partecipi e parte integrante del gruppo.
Per una comunicazione chiara è importante che tutti siano dotati di strumenti efficaci, dai mic alle cam fino alla connessione Internet, per essere perfettamente allineati.
Ricordati una cosa: ascoltare significa fiducia. Chi parla sa che dall’altra parte c’è qualcuno che ascolta e valuta le sue proposte; allo stesso modo chi ascolta nutre fiducia nei confronti dell’interlocutore considerando attentamente ciò che dice.
Sostegno reciproco e gentilezza
Tutti i team di lavoro vanno costantemente sostenuti, spronati ed all’occorrenza anche rimproverati in caso di errore. Questo vale soprattutto per i team che lavorano online e che quindi potrebbero sentirsi un po’ più trascurati.
Quando un lavoro è stato fatto bene, è importante sottolinearlo o inviare feedback di apprezzamento. Allo stesso modo, se ci sono stati errori, è necessario rimarcarli con fermezza ma senza eccessiva severità.
Per questo motivo ci deve essere una comunicazione continua tra i vari team, affinché nessuno possa prevaricare sull’altro in un clima di massimo sostegno e collaborazione.
Altra parola magica è gentilezza. Questa qualità è sempre richiesta e ben accetta, soprattutto nell’online. In una chat di gruppo o privata, o in una videocall, determinate parole o frasi possono facilmente essere male interpretate. Meglio quindi usare toni o termini non eccessivi, “addolcendo” le chat con le emoticons che rendono ogni conversazione più distensiva ed evitano fraintendimenti.
Rispondere in tempo reale
Quando si opera online c’è un’altra criticità da considerare: la comunicazione non sempre è immediata. L’ideale sarebbe rispondere in modo tempestivo ad un messaggio in chat o ad un’email, ma non sempre è possibile.
L’importante è comunque rispondere appena possibile, per rendere la comunicazione fluida. Talvolta si tratta di informazioni importanti relative ad un lavoro da svolgere in breve tempo, quindi la tempestività diventa un valore aggiunto.
Il bon ton impone di rispondere ai messaggi privati o in chat nel giro di 2-3 ore, mentre alle email entro la giornata. Il “silenzio” ad una determinata domanda piuttosto importante può generare insofferenza e fastidio.
Scegliere il giusto mezzo di comunicazione
Per favorire il massimo affiatamento tra gruppi di lavoro online ed offline, risulta fondamentale scegliere il giusto mezzo di comunicazione che può variare a seconda dei casi.
Quando molte persone non si conoscono, è consigliabile utilizzare la videochiamata di gruppo. Un modo simpatico per fare conoscenza. Per comunicazioni rapide la chat di Whatsapp o altri sistemi di messaggistica sono la soluzione migliore. Per messaggi che riguardano un lavoro specifico, è preferibile una chat privata.
Come migliorare la collaborazione tra colleghi online ed offline: uscire tutti insieme
Per rafforzare lo spirito di gruppo e dare un volto a chi si cela dietro nomi o numeri di telefono, l’ideale sarebbe organizzare un’uscita.
Oltre a conoscersi personalmente, si crea una connessione maggiore tra tutti i dipendenti che favorisce il lavoro di squadra.
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